Une salle de réunion est un espace où la majorité des décisions sont prises ou des accords importants sont conclus. Les caractéristiques et la conception de ces espaces peuvent être déterminantes pour le succès de la réunion ou de l’événement avec les partenaires, les clients ou les dirigeants, car elles influencent l’atmosphère générale de la réunion.
Pour cette raison, nous vous présentons quelques détails à prendre en compte pour choisir la salle qui convient le mieux à votre réunion.
L’aménagement d’une salle de réunion
La disposition des tables et des sièges dépendra du nombre de participants et du type de réunion :
1. mise en place impériale
Salle de réunion avec aménagement impérial Utilisée pour les discussions, les remue-méninges, les présentations simples ou les assemblées générales. Dans ce cas, on a l’impression que les deux groupes sont assis en face l’un de l’autre, sous la présidence du directeur ou de l’organisateur.2. Montage en forme de U
Cela limite encore le nombre de participants, mais a l’avantage de donner un sentiment plus égalitaire parmi les personnes réunies, c’est-à-dire que la réunion a un caractère plus informel.3. Circulaire
Salle de réunion à configuration circulaire Elle est souvent utilisée, par exemple, dans les cours de formation et la dynamique de groupe. Ainsi, le groupe principal ou l’hôte s’assoit à la tête de la salle et le reste du groupe s’assoit sur ses côtés respectifs.D’autres aménagements, qui ne sont pas nécessairement destinés aux réunions, existent :
4. École ou salle de classe
Il peut s’agir de tables et de chaises ou de chaises avec accoudoirs (type pelle). C’est la configuration utilisée par défaut pour les cours de formation, et dans laquelle les participants sont mieux placés par rapport à la projection.5. Théâtre
Cette disposition est utilisée dans les grandes salles, où un grand nombre de personnes se réunissent et n’ont pas besoin d’utiliser une table d’appui pour prendre des notes. Les conférences et les présentations de livres nécessitent souvent ce format.De grands espaces ouverts
Les salles dotées de grandes fenêtres, d’un grand espace et de lumière naturelle améliorent l’atmosphère d’une réunion. Il s’agit des bureaux ouverts, des espaces sans barrières, qui sont très courants de nos jours. Dans tous les cas, s’il y a des parois vitrées, elles doivent être translucides pour préserver l’intimité de la réunion.
Salle de conférence pour les réunions
Il est également déconseillé de choisir un espace trop grand : il n’est pas conseillé de réunir 6 personnes dans une grande pièce où leurs voix et leurs regards se perdent.
Décoration et mobilier ergonomiques
Les éléments de base dont toute salle de réunion doit disposer pour être productive sont des blocs ou des feuilles de papier et des stylos pour prendre des notes, des bouteilles d’eau, des microphones ou des interphones si la salle est très grande et qu’il y a un grand nombre de participants et des sources d’énergie accessibles, entre autres.
Le mobilier est essentiel dans une salle de réunion
La décoration doit être sobre pour éviter les distractions, mais en même temps, elle doit être un espace accueillant. Incluez des centres de table floraux, des tableaux décoratifs, des armoires ou des meubles. Et surtout, les chaises doivent être ergonomiques, c’est-à-dire confortables, ce qui garantit un bon niveau de productivité.
Matériel audiovisuel et autres technologies
Toute salle de réunion moderne digne de ce nom doit disposer de l’équipement audiovisuel adéquat (télévision, projecteur, système de son, connexion haut débit, pointeur (dans le cas de conférences) ainsi que des connecteurs ou adaptateurs pour les différentes technologies.
Les salles de réunion doivent être équipées du meilleur matériel audiovisuel.
Pause café ou service de restauration
Lorsqu’une réunion doit durer plusieurs heures, il est essentiel de fournir aux participants de la nourriture ou des boissons en quantité suffisante. Ce problème est rapidement résolu avec un service de restauration.
Si vous souhaitez impressionner vos clients ou vos cadres des salles de réunion modernes et ouvertes.
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